Métodos de organização: um guia completo pra quem tem uma rotina cheia

Com a correria do dia a dia, manter uma agenda regrada acaba sendo um desafio. Isso prejudica não só nosso rendimento, mas também nosso estilo de vida, que vai ficando cada vez mais distante do saudável. Ainda bem que existem métodos de organização que podem facilitar nossa rotina e garantir mais tempo livre pra gente fazer o que gosta. Você conhece essas técnicas?

Neste post, a gente te mostra um passo a passo pra colocar as tarefas em ordem e gerir o seu tempo. Assim, dá pra aumentar a produtividade no trabalho e ter mais qualidade de vida. Gostou da ideia? Então arranje uns minutinhos e continue a leitura – é rapidinho e vai ajudar de verdade!

Coloque seus afazeres no papel

Você tem a rotina tão cheia que não sabe nem por onde começar? Antes de mais nada, é bom ter uma visão geral das suas tarefas e de tudo o que tem que ser feito num período determinado. É bem normal ter mais afazeres do que a gente imagina e, no fim do dia, alguma coisa ficar pra trás. Quem nunca?

Então, que tal fazer listas com todas as suas atividades? Separe cada uma por assunto, como casa, trabalho, beleza, saúde, filhos, relacionamento e o que mais deve ter na sua agenda. Quer alguns exemplos?

Na lista de casa:

arrumar o chuveiro;
trocar a lâmpada do quarto;
lavar a roupa;
providenciar o jantar;
fazer compras no supermercado.

Na lista do trabalho:

reunião com a equipe;
responder e-mail do fornecedor;
entregar o relatório mensal.

Na lista da saúde:

ir à academia;
fazer exames de rotina;
consultar nutricionista.

Estas foram apenas algumas sugestões do que você pode colocar nas suas listas. Cabem até mesmo os deveres mais simples, viu só? Ah, e não deixe de revisá-las pra fazer atualizações, já que é comum esquecermos alguma coisinha pra trás.

Defina as prioridades

Depois de ter feito as listas, é hora de estabelecer prioridades. Sem isso, muitas vezes, a gente perde tempo produtivo – ou melhor, de vida – com ocupações que não agregam em nada.

As redes sociais, por exemplo, são uma das maiores distrações dos últimos tempos. Elas se tornaram uma forma de procrastinar que absorve toda a sua atenção, de repente, e você nem percebe. Quem nunca se pegou olhando o smartphone e se surpreendeu ao ver que se passaram 20 ou 30 minutos rapidamente, entre um feed e outro?

Mas vamos à priorização. Pegue um marca texto e sinalize, nas listas, tudo o que for importante, que deve ser cumprido primeiro. Vale até mesmo usar várias cores de caneta para elencar o que tem importância máxima, média e mínima. Isso facilita muito a ordenação da sua rotina. Aliás, esse é o tema do nosso próximo tópico.

Faça o planejamento da rotina

Com todos os seus compromissos em mãos, é hora de planejar a sua rotina. Muitos organizadores dizem que o ideal é fazer uma projeção semanal. Isso porque a forma mensal acaba dando margem pra imprevistos, o que complica todo o cronograma.

Mas como fazer isso? A gente te dá a letra, olha só.

Organize com antecedência

Que dia você separou pra montar a agenda da semana, o domingo? Hum, essa pode não ser uma boa estratégia. Que tal fazer isso no final do expediente do dia anterior à folga? A sexta à noite, por exemplo, é um bom momento, pra aproveitar o embalo e evitar a preguiça.

Nesse dia, pense em tudo o que deve ser feito na semana seguinte, separe por horário e anote, no papel ou no seu aplicativo preferido. Assim, dá pra curtir o sábado e o domingão tranquilamente.

Ordene as prioridades

Como a gente já falou, tudo o que for prioridade deve vir primeiro no seu cronograma. Dessa maneira, fica mais difícil sabotar a rotina e deixar de lado o que realmente importa. Uma dica legal é colocá-las no primeiro horário do dia. Por exemplo: se a saúde é uma questão fundamental, pratique atividades físicas ao acordar.

Divida o seu tempo

Cá pra nós, é bem complicado fazer uma boa gestão do tempo. Muitas vezes, a gente demora mais do que deveria em alguns compromissos, acaba se atrasando pra outros e até deixa de cumprir alguma tarefa. Pra resolver isso, temos algumas dicas:

defina quais são os seus períodos de maior produtividade: esse é o melhor momento pra realizar tarefas mais complexas;
coloque as atividades mais comuns e que não demandam tanto raciocínio nos horários em que você rende menos;
reserve um tempo para os imprevistos, afinal, eles sempre surgem pra limitar nossos horários (principalmente quando já temos pouca disponibilidade – não é impressionante?);
faça uma programação realista, ou seja, não marque compromissos em períodos muito próximos ou apertados – as chances de eles não serem cumpridos são grandes, como a gente bem sabe.

Conheça os métodos de organização

Fazer um cronograma é apenas um dos métodos de organização possíveis. Existem outras técnicas que nos ajudam a ganhar tempo com atitudes simples. Por isso, é bem legal saber quais são e como aplicá-las. A seguir, a gente fala sobre algumas delas, que podem ser úteis de diversas maneiras. Olha só.

Mantendo a casa arrumada em 15 minutos

Parece um sonho manter a casa impecável em apenas 15 minutos por dia, não é verdade? Mas saiba que isso é possível, segundo o método Fly Lady. Até mesmo aquela bagunça feita pela criançada vira ordem.

A proposta é simples: em vez de limpar toda a casa de uma vez, você pode tirar 15 minutos por dia pra fazer a limpeza de parte dela. Por exemplo, coloque um timer ou alarme no celular pra contar o tempo. Aí, esvazie os lixos e passe pano nos móveis num dia, organize os livros e lave o banheiro no outro, e por aí vai.

Um outro toque bacana que o método menciona é manter a pia sempre limpa, já que louça suja acaba deixando a cozinha inteira com cara de bagunçada. Pra isso, o melhor é lavar tudo após as principais refeições, pra não perder um tempão limpando pilhas de vasilhas de uma vez.

Outra atitude que pode fazer toda a diferença é ter uma rotina pra manhã e outra pra noite, como arrumar a cama ao acordar e escolher a roupa do dia seguinte antes de dormir. São pequenas ações que não tomam tantos minutos, mas que, se não forem feitas, podem significar atraso, correria ou desleixo.

Em resumo, o ideal é não adiar aquelas tarefinhas simples de limpeza que precisam ser feitas uma hora ou outra. Mais que manter a casa em ordem, esse processo garante tempo de sobra pra você aproveitar com qualidade.

Pra não se esquecer de nada, você pode usar o esquema de cronograma que acabamos de te apresentar – que tal? Assim, dá pra se organizar, e à casa, com menos esforço da sua parte. Esse método pode ser combinado com outro, que a gente vê a seguir.

Tenha mais tempo com menos bagunça

Já ouviu falar na japonesa Marie Kondo? Ela faz sucesso no Youtube ensinando as pessoas a terem mais tempo e menos bagunça mantendo apenas o que é essencial. Nada é melhor pra fugir do caos do que não permitir que ele se instale, concorda?

Então, em vez de apenas esconder a baderna, o que acha de se livrar dela?

Tudo bem ficar com aqueles itens que nos trazem boas lembranças, mesmo que não sejam mais úteis, como roupas dos filhos, que já não servem mais, ou presentes de pessoas especiais. Mas se tem algo você não usa mais, nem tem carga afetiva, por que guardar?

Pensando nisso, separe seus pertences em três grupos: o primeiro tem o que você vai manter, o segundo, o que será doado, e o terceiro, o que vai ser descartado. Prático, e até meio óbvio, né?

Aqui vão mais 10 lições dessa expert que você pode adaptar pra sua vida:

quando for organizar a casa, pegue aquele objeto que não usa há algum tempo e pergunte-se: isso me traz alegria? Se sim, mantenha-o. Se não, passe pra frente;
organize por categoria, não por cômodos: junte os objetos de cada categoria e deixo-os no mesmo lugar. Exemplo: cosméticos, produtos de limpeza etc.;
desfaça-se de fotografias impressas: digitalize suas fotos e mantenha em papel apenas as mais especiais;
jogue fora cartões, bilhetes, cartinhas e papéis: eles já cumpriram sua função, já te deixaram feliz, não precisa guardá-los;
desapegue-se de livros: se você já leu, e não consulta, ou se ele está ali na prateleira há um tempão, intocado, pra quê ficar com ele?
desfaça-se das roupas de ficar em casa: você realmente precisa de 15 camisetas velhas pra fazer faxina? Marie Kondo acha que não;
livre-se de caixas, gaveteiros e organizadores: eles só servem pra esconder aquilo que não usamos;
deixe todos os objetos bem visíveis: guarde suas roupas, por exemplo, de maneira que seja possível visualizar todas elas, pra não esquecer nada no fundo da gaveta;
não enrole as meias em bolinhas: isso ocupa mais espaço e ainda afrouxa o elástico;
arrume e desarrume sua bolsa ou mochila todos os dias: dessa maneira, você evita carregar cacarecos e papéis inúteis pra baixo e pra cima.

E aqui vão mais duas dicas: guarde os objetos nos cômodos em que eles são mais usados e crie o hábito de colocar tudo no lugar assim que terminar de usar. São atitudes simples, mas que fazem uma baita diferença na sua organização, você vai ver.

Organize os compromissos

Um cronograma não é a única ferramenta que você precisa pra cumprir todas as suas tarefas. Afinal, não saber usá-lo ou não cumprir o que está escrito nele já põe tudo por água abaixo. Pra evitar as confusões por falta de tempo e até mesmo perder compromissos por isso, o método GTD é uma mão na roda.

A sigla GTD (Getting Things Done) significa fazer as coisas, em tradução livre. Essa técnica diz pra fazermos o que é fácil imediatamente. Sabe aquela pessoa que é desenrolada na vida? Provavelmente ela não deixa pra fazer depois o que pode ser feito agora.

Imprimir um documento, lavar a xícara de café, confirmar uma reunião, marcar uma consulta ou qualquer outra tarefa que leva menos de dois minutos pra ser cumprida deve ser feita na hora.

O motivo? Se pequenas obrigações ficarem acumuladas, elas levarão muito mais tempo pra serem cumpridas de uma vez. É legal colocá-las no seu cronograma e anotar quanto tempo elas precisam pra ficarem prontas. Portanto, acostume-se a carregar essa agenda contigo.

Crie uma rotina saudável

A casa está ok, o trabalho vai muito bem, obrigado, mas e a saúde, como está? Além de se preocupar em ter a vida organizada, manter uma rotina saudável é fundamental. E não esgtamos falando somente do físico, tá? O mental e o emocional também devem ser contemplados, e não é tão difícil assim resolver essas pendências.

Mantenha uma alimentação balanceada

A alimentação, que deveria ser uma prioridade, muitas vezes fica pra depois. A falta de tempo pra cozinhar uma comidinha saudável é a desculpa ideal de quem se alimenta mal. Você sabia que, ao organizar a rotina, é possível fazer refeições balanceadas, sem muito esforço e sem perder horas na cozinha todos os dias? Se liga nessas duas táticas.

Congelar comida saudável

Já pensou em preparar marmitas saudáveis para a semana inteira em um único dia? Pois é! Tirar algumas horas pra fazer a comida dos outros dias economiza tempo e garante saúde.

Faça arroz, feijão, legumes variados e dois tipos de carnes. Distribua nos potes variando as combinações pra não enjoar. Guarde em vasilhas apropriadas e coloque etiquetas com a data em que foi preparado. Assim, basta descongelar antes de consumir. Legal, né?

Comprar comida congelada saudável

Não tem tempo ou não curte cozinhar? Não tem problema! Aposte na comida congelada saudável, por delivery, como a n ossa. Temos um cardápio variado pra todos os gostos, só usamos ingredientes naturais e todos os alimentos são livres de conservantes. Você ainda pede online e recebe o pedido na sua casa. Modéstia a parte, é bem sensacional, e ajuda mesmo.

Faça atividades físicas todos os dias

As atividades físicas fazem um bem danado pra saúde e até ajudam a melhorar a rotina. Como? Elas dão mais disposição e contribuem com seu condicionamento físico, que é a capacidade de fazer atividades sem se cansar.

O cronograma está apertado? Dá pra fazer exercícios por meio de aplicativos. Hoje, você encontra diversos deles pra fazer um treino em pouco tempo, em qualquer lugar. Faça uma pesquisa rapidinha no Google e você vai encontrar vários deles.

Reserve um tempo pra você e para as pessoas que são importantes

Na agitação da rotina, pode ser que você se esqueça de tirar um tempinho para o que, ou quem, você ama. A gente trabalha, estuda, cuida da casa, corre daqui e dali, e, no fim de semana, só quer descansar.

Já parou pra pensar no quanto estamos perdendo?

Pra não ficar aquela sensação de que se passaram muitos anos e você não aproveitou nada, crie bons momentos com quem você se importa.

Marque um bate-papo com os amigos, passeie com os filhos, almoce com a família: tudo isso faz parte de uma vida saudável. E, claro, faça algo por você: medite, relaxe, tenha um hobby, se contemple! Isso faz bem pra mente e, consequentemente, para o corpo.

Recorra a apps e programas pra te ajudar

A tecnologia nada mais é do que uma criação do homem pra facilitar a própria vida. Na era digital, os recursos nos smartphones deixam o dia a dia bem mais prático. Entre eles, estão os aplicativos focados na organização. Dá só uma olhada!

Wunderlist

Lembra das listas do início deste post? Então, este app permite que você faça as suas de maneira rápida, incluindo desde as atividades corriqueiras até as pequenas responsabilidades que surgem ao longo do dia, como comprar um ingresso.

O mais legal é que o Wunderlist avisa quando a tarefa está perto do prazo limite para a realização. Basta anotá-la e colocar o horário em que ela deve ficar pronta. Aí, o alarme do celular toca pra lembrar o usuário.

Evernote

Esse app é bem mais do que um bloco de notas. Com ele, dá pra inserir tags, fotos, capturas de telas, documentos e até mesmo áudios. Ele é ótimo pra dar aquela forcinha no trabalho e nos estudos.

Outra função bem interessante do Evernote é a sincronização com outros dispositivos que também têm o app instalado. Ou seja, você cria a nota no celular, por exemplo, e pode vê-la no seu computador. Pra isso, basta usar a mesma conta. Ah, também dá pra compartilhar suas notas com outras pessoas e nas redes sociais, se você quiser.

OptimizeMe

A ideia desse aplicativo é melhorar a vida do usuário em todos os aspectos, proporcionando maior bem-estar. Por isso, ele divide as suas atividades por setores: criatividade, saúde, prazer e rotina.

Pra usá-lo, você precisa cadastrar dados pessoais e falar do seu dia a dia, como peso, nível de atividade física e até mesmo o número de copos de água que bebe diariamente. Com tudo isso, o OptimizeMe elabora tabelas e gráficos que mostram como estão os seus hábitos, e permite que você crie metas pra melhorar a situação, visando maior qualidade de vida.

Organizze

Precisa de uma ajuda pra organizar suas finanças? Não sabe pra onde vai o seu dinheiro? O Organizze pode ser a solução! Com ele, você cria categorias e insere todos os gastos. O aplicativo, então, monta gráficos de fácil interpretação, que mostram pra que lugar o seu dinheiro escoa.

Você sempre se esquece de quitar as contas em dia e acaba bancando juros por isso? Cadastre os boletos no app com a data de pagamento e ele te avisará quando esse dia chegar. Bom, né? Por fim, o aplicativo oferece um recurso para o usuário inserir suas metas e planejamento de vida, como fazer uma viagem ou trocar de carro.

Avalie os resultados

Uma autoanálise da sua rotina é fundamental pra ver os erros e os acertos. Além disso, ela deixa claro que houve produtividade, afastando aquela sensação de que a gente não fez nada, sabe?

Por isso, antes mesmo de planejar a próxima semana, tire alguns minutos pra refletir sobre o que você fez durante os últimos sete dias e o que deixou de fazer. É legal separar essa análise por área, pra você ter uma noção mais ampla e específica e não se esquecer de nada. Quer exemplos? Vamos lá!

Cumpriu as metas do trabalho?
A casa ficou organizada?
Alimentou-se bem?
Praticou atividades físicas como planejado?
Passou tempo com a família e amigos?
E assim por diante.

Orgulhe-se de tudo o que conseguiu cumprir e veja os motivos pelos quais não deu pra fazer o que faltou. Foi agenda apertada? Rolou algum atraso? A logística que planejou não deu certo? A partir daí, crie soluções pra semana seguinte, como encaixar a tarefa pendente em um horário mais tranquilo.

Dicas finais pra manter a ordem

Agora que você já conheceu vários métodos de organização, aqui vão aqueles toques finais que reforçam essas novas ideias e fazem com que você alcance os seus objetivos. Afinal, a nossa intenção é te ajudar a ter uma vida mais saudável em todos os aspectos.

Mantenha a disciplina

Isso é muito importante! De nada adianta ter agenda, planner e uma rotina linda no papel, mas que, por falta de disciplina, não sai de lá. Se você se programou pra acordar às 6h, nada de estender até às 7h, ok? Por mais tentador que seja burlar as próprias regras, o seu cronograma só vai funcionar se você seguir o combinado. Está tudo nas suas mãos.

Delegue funções

Muita gente quer abraçar o mundo e a gente sabe que isso não dá certo. Ninguém é capaz de dar conta de tudo sozinho. Pra não se enrolar e cumprir suas tarefas, delegue as funções que puder.

Divida o serviço da casa e o cuidado com as crianças, por exemplo. Se não tiver alguém que possa ajudar, contrate um ajudante, pelo menos por um dia na semana. Você vai ver o quanto será produtivo.

Encontre o equilíbrio

Sabe o equilibrista de pratos? Então, assim a gente deve fazer com a nossa rotina. Divida os setores da sua vida em pratinhos: carreira, casa, relacionamento, filhos, hobby etc., e gire cada um deles um pouquinho, todos os dias. Isso se chama equilíbrio. Se você girar mais um do que os outros, eles poderão cair. Aí, já viu…

Seja persistente

Você tentou seguir o planejamento uma ou duas vezes e não deu certo? Não desista! Tudo precisa de ajustes, e a sua rotina não é diferente. Insistir nesse objetivo pode levar você ao sucesso – não é assim com tudo na vida? No fim das contas, vai valer a pena.

Depois de tantas possibilidades, a conclusão é que os métodos de organização são mesmo grandes aliados na hora de tocar a rotina e se manter saudável. Com eles, sobra mais tempo pra se dedicar ao que verdadeiramente importa, como os bons momentos que você tem pra viver. Por isso, coloque pelo menos um deles em prática no seu dia a dia e veja os resultados que eles podem trazer. Depois, venha contar pra gente o que mudou por aí.

E se você conhece alguém que esteja atolado, ou atolada, e precisa saber tudo isso, compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude a vida deles também! E não deixe de colocar isso na sua lista pra não se esquecer, hein?!